Karuzela związana z dostosowywaniem przepisów w naszych krajowych ustawach do RODO wciąż się kręci. Wydawałoby się, że kilka miesięcy po wejściu w życie przepisów Rozporządzenia temat powinien już się zakończyć. Tymczasem na stronie Ministerstwa Cyfryzacji ukazał się kolejny projekt ustawy zmieniającej bardzo wiele aktów prawnych, które trzeba dostosować do RODO. To już ponad rok prac nad treścią tych przepisów – pierwszy projekt ukazał się we wrześniu 2017 r.
Stwierdziłem, że po prostu napiszę kilka słów o aktualnych pracach nad tą ustawą i o tym co ma ona zmienić w Kodeksie Pracy. Dlaczego akurat Kodeks Pracy? Bo to właśnie zmiany w Kodeksie pracy prowokują do największych dyskusji. Zdecydowana większość przedsiębiorców musi się do niej stosować – chyba że nie zatrudniają żadnych pracowników. Stąd też w toku prac swoje uwagi zgłaszali m.in przedstawiciele pracodawców, pracowników, Urzędu Ochrony Danych Osobowych i samego Ministerstwa Cyfryzacji. Jakie są ich efekty? O tym poniżej.
Co z danymi kandydatów do pracy?
W projekcie wskazano, że potencjalny pracodawca będzie musiał (tak, nie mógł, a musiał) żądać podania od kandydata do pracy następujących danych osobowych:
1) imienia (imion) i nazwiska;
2) daty urodzenia;
3) danych kontaktowe wskazanych przez kandydata (czyli to sam kandydat decyduje czy poda nam swój adres e-mail, nr telefonu lub adres do korespondencji)
4) wykształcenia;
5) kwalifikacji zawodowych (ukończone kursy, uprawnienia, prawo jazdy itp.)
6) przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
W projekcie zastrzeżono, że dane takie jak wykształcenie, kwalifikacje i przebieg dotychczasowego zatrudnienia mogą być żądane tylko gdy są one potrzebne do tego czy pracownik nadaje się do pracy na określonym stanowisku. Jeżeli więc nie potrzebujemy kogoś z jakimkolwiek doświadczeniem albo wykształceniem – powinniśmy to pominąć.
A co z innymi danymi, które poda nam potencjalny pracownik? Możemy mieć przecież do czynienia z sytuacją, gdzie w treści CV kandydat wpisze np. miejsce urodzenia, zainteresowania lub zamieści swoje zdjęcie.
W takim przypadku jego dane będziemy mogli przetwarzać podstawie zgody. Mamy tu więc do czynienia z dwiema przesłankami przetwarzania różnych danych osobowych jednego kandydata – część przetwarzana będzie bezpośrednio na podstawie Kodeksu Pracy, a część na podstawie zgody kandydata. Praktyką jest proszenie kandydatów o wyrażenie zgody w treści ogłoszenia o pracę – coraz częściej wskazuje się jednak, że samo zamieszczenie w CV określonych informacji i przesłanie ich do potencjalnego pracodawcy stanowi wyrażenie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie takiej zgody.
Nieco więcej danych będziemy mogli zażądać od pracownika, którego już zatrudnimy. Projekt dopuszcza poznanie jego adresu zamieszkania czy numeru PESEL. W niektórych sytuacjach pracownik będzie musiał podać nam także inne swoje dane osobowe, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny - jeżeli podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
Dodatkowo, jeżeli nie było wcześniej podstaw do żądania informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, możemy poprosić pracownika o podanie nam takich informacji.
Projekt pozostawia również furtkę do przetwarzania innych danych osobowych pracownika – możemy zażądać innych danych, które są nam potrzebne do spełnienia obowiązków nałożonych na pracodawcę w przepisach prawa (np. podatkowego albo dotyczącego ubezpieczeń społecznych).
Natomiast takie dane, które nie będą objęte żadną podstawą wynikającą z ustawy, będą mogły być przetwarzane wyłącznie za zgodą pracownika. Projekt Kodeksu zastrzega, że brak wyrażenia takiej zgody nie może skutkować niekorzystnym traktowaniem kandydata na pracownika lub pracownika.
Zgoda nie będzie mogła jednak dotyczyć danych o wyrokach skazujących lub naruszeniach prawa. Innymi słowy, jeżeli chcemy mieć zaświadczenie o niekaralności pracownika, będziemy musieli posiadać podstawę prawną do tego aby zażądać takiego zaświadczenia.
Będzie istniała natomiast możliwość przetwarzania tzw. danych szczególnej kategorii dotyczących pracownika za jego zgodą (np. danych o stanie zdrowia) – projekt zastrzega jednak, że to pracownik musi wyjść z inicjatywą ich przekazania.
Nie będzie to dotyczyło oczywiście sytuacji gdy dane szczególnej kategorii będą przetwarzane w związku z istnieniem określonych przepisów prawa – np. danych o stanie zdrowia pracownika w związku z badaniami wstępnymi lub okresowymi – tu oczywiście nie jest wymagana zgoda, bo na przetwarzanie tych danych pozwala nam bezpośrednio przepis prawa.
Co ciekawe, dane szczególnej kategorii dotyczące pracowników, przetwarzane na podstawie ich zgody, będą mogły być przetwarzane wyłącznie przez osoby, które posiadają pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych. Muszę wskazać, że RODO co do zasady nie wymaga tego, aby upoważnienia były w formie pisemnej – mogą być stworzone np. w formie elektronicznej. Tym samym projekt zmian w Kodeksie przewiduje tu nieco surowsze wymogi.
Co jeszcze przyniesie nam zmiana Kodeksu pracy?
Projekt zmian dopuszcza także przetwarzanie danych biometrycznych (np. skanu odcisku palca) w sytuacji gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Oznacza to, że pracodawca nie będzie mógł zebrać takich danych w każdej sytuacji, a jedynie w takim przypadku gdy jest to niezbędne do ochrony szczególnie istotnych pomieszczeń, w których są ważne informacje (np. dane klientów banku, próbki testowanych leków).
Co dalej? Oczywiście to nie jest finalna wersja przepisów i mogą one ulec zmianie. Widzieliśmy zresztą w ciągu ostatniego roku że projekt ulegał zmianie kilka razy. Mogę jedynie mieć nadzieję że jesteśmy już blisko końca i przepisy zostaną uchwalone i wejdą w życie – skończyłoby to trwający od kilku miesięcy stan niepewności dotyczący tego, jak będą wyglądały zmiany w dotychczas obowiązujących przepisach. Musimy jednak pamiętać, że zmianie ulegnie kilkadziesiąt ustaw – a Kodeks pracy to tylko jedna z nich.
