Kary umowne są stałym elementem umów zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami, przynajmniej w Polsce. Pojawiają się też w umowach w branży IT - zarówno w dużych kontraktach wdrożeniowych, umowach SLA, umowach dotyczących małych projektów (np. wykonania strony internetowej) albo umowach b2b z programistami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą.
Czy warto wpisywać kary umowne do umów? W jaki sposób to robić? O tym piszę poniżej.
Co to jest kara umowna?
Kara umowna to taka regulacja w umowie, która wskazuje, że w sytuacji jakiegoś nieprawidłowego działania (albo braku działania, które zgodnie z umową powinno nastąpić), strona umowy, która się takiej nieprawidłowości dopuszcza jest zmuszona zapłacić określoną kwotę drugiej stronie tej umowy.
Innymi słowy, kary umowne dotyczą relacji gospodarczej dwóch podmiotów, np:
wykonawcy strony internetowej i jego klienta,
hostingodawcy i użytkownika, który za taki hosting płaci.
Kary generalnie nie dotyczą kogoś, kto nie jest stroną umowy.
Przykład kary umownej? Proszę bardzo:
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1.000 zł za każdy dzień zwłoki w przekazaniu Oprogramowania w terminie wskazanym w niniejszej umowie.
To absolutny klasyk kar umownych, które pojawiają się w umowach dot. wykonania oprogramowania dla klienta. Jeżeli software house opóźni się z przygotowaniem oprogramowania i przekazaniem go klientowi, będzie płacił karę umowną za każdy dzień opóźnienia.
Inny przykład:
Usługodawca zapłaci na rzecz Usługobiorcy karę umowną w wysokości 50.000 zł w przypadku utraty danych, które zostały zapisane w ramach infrastruktury informatycznej Usługobiorcy, jeśli utrata nastąpiła z uwagi na okoliczności leżące po stronie Usługodawcy.
Ta kara mogłaby dotyczyć np. sytuacji, gdyby w ramach usług serwerowych, świadczonych przez Usługodawcę, doszło do pożaru w serwerowni, który skutkowałby utratą danych Usługodawcy.
Po co w ogóle są kary umowne?
Kary umowne pojawiają się w umowach z dwóch głównych powodów:
aby zmotywować tę stronę umowy, która jest do czegoś zobowiązana, do wykonania tego zobowiązania w terminie i w prawidłowy sposób,
na wypadek, gdyby ta zobowiązana strona jednak nie dała rady zrobić tego, co powinna - aby ułatwić proces dochodzenia przez stronę „poszkodowaną” nieprawidłowym działaniem jakichś korzyści finansowych, które w założeniu mają jej zrekompensować tę „szkodę”.
Generalnie w polskim prawie mamy coś takiego jak odpowiedzialność odszkodowawcza - polega ona na tym, że jeśli ktoś coś źle zrobił i wyrządził jakąś szkodę, to powinien tę szkodę zrekompensować pokrzywdzonemu.
Inaczej mówiąc – konsekwencją nieprawidłowego działania musi być pewna strata lub uszczerbek, dopiero tę stratę lub uszczerbek naprawia sprawca szkody. Dotyczy to również nieprawidłowego wykonania swoich obowiązków z umowy.
Głównym problemem jest oczywiście udowadnianie tego, że się poniosło jakąś szkodę, o jej wysokości nie wspominając. Kara umowna sprawia, że nie musimy się tym martwić - wysokość kwoty, która się należy „pokrzywdzonemu” jest od razu określona w umowie, więc nie zajmujemy sobie głowy obliczaniem wysokości szkody i późniejszym udowadnianiem jej w sądzie. Wystarczy, że wskażemy, że druga strona umowy nie wykonała swojego zobowiązania prawidłowo.
Czego może dotyczyć kara umowna?
Przedmiotem kary umownej może być każde zobowiązanie jednej ze stron umowy, byleby było to zobowiązanie niepieniężne. W praktyce karą umowną mogą być obwarowane takie rzeczy jak:
nieprzekazanie w terminie dokumentów lub innych informacji,
niedostarczenie jakichś produktów, np. gotowego oprogramowania,
opóźnienie się (albo zwłoka - w prawie te terminy mają inne znaczenie) z przekazaniem przedmiotu zamówienia (np. oprogramowania, które miało być stworzone dla klienta),
prowadzenie nieprawidłowych działań wdrożeniowych, np. takich, które skutkują wystąpieniem błędów w oprogramowaniu (np. z uwagi na pominięcie testów, błędy konfiguracyjne) i niedokonanie ich naprawy w terminie,
złamanie obowiązku zachowania poufności i ujawnienie informacji jakiejś innej osobie - kara umowna może być też elementem osobnej umowy NDA,
doprowadzenie do utraty lub wycieku informacji poufnych,
naruszenie zakazu konkurencji i podjęcie pracy dla zdefiniowanego w umowie podmiotu konkurencyjnego,
niedotrzymanie parametrów SLA.
Oczywiście to, co jest przedmiotem kary (tzn. jakaś nieprawidłowość, której dopuszcza się strona umowy) musi być opisana w umowie.
Jak wpisywać kary umowne do umowy?
Kary umowne powinny być opisane w umowie możliwie szczegółowo. Innymi słowy, regulacja dotycząca kary musi być precyzyjna. Dotyczy to zarówno wysokości kary jak i tego, czego ta kara dotyczy.
Czasem widzę w umowach postanowienia typu „wykonawca zapłaci zamawiającemu karę umowną w wysokości XXX za każdy przypadek naruszenia postanowień niniejszej umowy”.
Zdarza się, że tak, że kara jest opisana nieco bardziej szczegółowo, ale i tak może dotyczyć bardzo różnych naruszeń, zarówno poważnych, jak i drobnych. Taka kara może wyglądać np. tak: „wykonawca zapłaci zamawiającemu karę umowną w wysokości XXX zł za naruszenie postanowień dotyczących praw autorskich, o których mowa w pkt XXX umowy”. Inny przykład takiej ogólnej kary to: "kara umowna w wysokości XXX zł należy się za każde naruszenie zasad przetwarzania danych osobowych”.
Taka kara jest skonstruowana nieprawidłowo, bo nie wiadomo jakie dokładnie działanie (lub działania) skutkują koniecznością naliczenia kary.
Takie zbyt ogólne kary umowne mogą być uznane przez sąd za nieważne - a to oznacza, że wykonawca nie będzie musiał nic płacić. Innymi słowy, kara taka "nie zadziała" jeśli będziemy chcieli dochodzić jej w sądzie - sąd bowiem może uznać, że jest ona nieprawidłowo opisana i nie zasądzi jej od strony, która naruszyła dane postanowienie umowy.
Dodatkowo, precyzja w opisaniu kar umownych generalnie zwiększa transparentność we współpracy stron, bo każda wie, czego może się spodziewać.
Jak określić wysokość kary umownej?
Generalna zasada jest taka, że kary umowne powinny być określone tak, aby można było stosunkowo łatwo obliczyć ich wysokość. Nie jest możliwe takie określenie kary umownej, które uniemożliwia jej obliczenie w momencie zawierania umowy.
Tym samym, w praktyce mamy dwie opcje:
Wskazujemy po prostu wysokość kary umownej w umowie - np. że za niezrobienie X wykonawca płaci zamawiającemu 10.000 zł.
Określamy należność procentowo, odwołując się do łącznej wysokości wynagrodzenia należnego w związku z realizacją umowy (albo innej kwoty wskazanej w umowie).
W tym drugim przypadku ważne jest to, że kara umowna powinna być możliwa do obliczenia w momencie zawarcia umowy. Przykład? Proszę:
strony określają w umowie, że kara umowna wynosi 1% wartości kontraktu,
w innej części umowy wskazują, że wartość kontraktu wynosi 100.000 zł a wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy.
To jest ok, bo zarówno zamawiający jak i wykonawca mogą obliczyć wysokość tej kary w momencie zawierania umowy.
Ale gdybyśmy zastrzegli taką samą karę, czyli 1% wartości kontraktu, lecz w umowie nie wskazalibyśmy żadnej wartości kontraktu, a jedynie np. zasady rozliczenia w oparciu o przepracowane godziny, to już kary nie dałoby się obliczyć. Nie wiadomo bowiem w momencie zawierania umowy, ile dokładnie tych godzin będzie i ile zapłaci zamawiający na rzecz wykonawcy - a więc nie wiemy jaka będzie kwota wartości kontraktu.
Czego kara nie może dotyczyć?
Kara umowna nigdy nie może dotyczyć wykonania zobowiązania pieniężnego - innymi słowy, nie można żądać kary umownej gdyby ktoś nam nie zapłacił albo zapłacił, ale po terminie. Od tego są odsetki za opóźnienie. Trzeba pamiętać o tym, że kary umowne nie mogą dotyczyć także niektórych innych kwestii, związanych z płatnościami. Przykładowo, wierzyciel nie może żądać kary umownej za odstąpienie od umowy, gdy to wierzyciel od niej odstąpił, a przyczyną odstąpienia było niezapłacenie należności przez drugą stronę.
Co gdy kar nie ma w umowie?
W takiej sytuacji każdej ze stron przysługuje możliwość dochodzenia od drugiej strony odszkodowania na podstawie tzw. zasad ogólnych. Jeżeli chcemy dochodzić takiego odszkodowania, musimy mieć do czynienia z 3 elementami:
musi wystąpić jakaś szkoda, tzn. negatywny uszczerbek w naszym majątku, dobrym imieniu itp. (np. w wyniku działań drugiej strony musieliśmy komuś coś dodatkowo zapłacić albo nie osiągnęliśmy standardowego zysku, którego oczekiwaliśmy),
wystąpienie szkody wynika z jakiejś nieprawidłowości w działaniu strony umowy (czyli ktoś tę szkodę musi wyrządzić, z reguły w takiej sytuacji badamy, kto ponosi winę za wystąpienie danego zdarzenia, czasem kto ponosi ryzyko np. za działanie jakiejś maszyny),
musi istnieć związek pomiędzy tą nieprawidłowością a szkodą (gdyby nie ta nieprawidłowość, to nie doszłoby do szkody – przy czym badamy typowe, a nie nadzwyczajne następstwa danych nieprawidłowości).
Dochodzenie roszczeń odszkodowawczych z reguły niestety odbywa się w sądzie. W realiach spraw związanych z IT to praktycznie zawsze łączy się z długimi i skomplikowanymi procesami.
W przypadku kar umownych jest łatwiej, bo odpada nam ten pierwszy element - nie musimy bowiem udowadniać, że poszkodowany poniósł jakąś szkodę, nie wspominając o jej wysokości. Wystarczy, że wskażemy, że dane zdarzenie wystąpiło, tzn. doszło do jakiejś nieprawidłowości. Zaznaczam jednak, że niektórzy prawnicy mają na ten temat inne zdanie i uważają, że szkodę należy wykazać.
Kontrahent wpisał dużo kar umownych. Jak się bronić?
To normalne, że strony chcą zabezpieczyć swoje interesy w umowie. A jednym ze sposobów zabezpieczenia jest właśnie wprowadzenie mechanizmu kar umownych. Natomiast nie oznacza to, że wykonawca może również chcieć zabezpieczać swój interes, np. poprzez złagodzenie niektórych kar, zmniejszenie ich wysokości albo dodanie dodatkowych postanowień. Oczywiście można też ponegocjować całkowite wykreślenie kar umownych, zwłaszcza gdy w oczywisty sposób faworyzują one jedną ze stron.
Standardowe sposoby, aby złagodzić regulacje dot. kar umownych to:
wykreślenie kary umownej, która nam nie odpowiada - najprostsze, choć oczywiście może prowadzić do dyskusji z drugą stroną o tym czy kara powinna w umowie być czy nie,
zmniejszenie wysokości kary,
sprecyzowanie tego czego kara ma dotyczyć - np. nie opóźnienia w realizacji każdego z etapów prac, a jedynie opóźnienia w dotrzymaniu końcowego terminu wdrożenia - w praktyce to może być dobre rozwiązanie, które prowadzi do osiągnięcia pomiędzy stronami jakiegoś kompromisu,
dopisanie dodatkowych warunków, których spełnienie umożliwia żądanie kary - np. zamawiający nie może żądać kary umownej za opóźnienie w realizacji prac bez uprzedniego wezwania wykonawcy do przekazania efektów realizacji prac, które są przedmiotem opóźnienia i wyznaczenia mu dodatkowego terminu w tym zakresie, nie krótszego niż 7 dni - w praktyce sprawia to, że nawet w przypadku drobnego opóźnienia, zamawiający nie może naliczyć wykonawcy kar od razu, musi go najpierw dodatkowo wezwać i wyznaczyć mu jeszcze jeden termin. Dopiero gdy wykonawca nie dotrzyma tego dodatkowego terminu, można naliczyć mu karę umowną.
Kary umowne a odpowiedzialność na zasadach ogólnych
Generalna zasada, wyrażona w Kodeksie Cywilnym, jest taka, że kary umowne „zastępują” odszkodowanie na zasadach ogólnych (to, o którym pisałem wcześniej). Innymi słowy, jeżeli za coś należy się kara umowna to już nie można za to samo żądać odszkodowania. Oczywiście problem pojawia się, gdy ponieśliśmy jakąś szkodę, która jest wyższa niż otrzymana kara umowna. W takim przypadku dostaniemy tylko kwotę, która odpowiada wysokości kary, a dodatkowej szkody nikt nam nie zrekompensuje.
Można jednak zastrzec w umowie, że w sytuacji, gdy dana strona poniesie szkodę przewyższającą wysokość kary umownej, może dochodzić takiej nadwyżki na podstawie ogólnych zasad dot. odpowiedzialności odszkodowawczej. W takim przypadku nie będziemy ograniczeni karą umowną. W praktyce tego rodzaju zastrzeżenia są wpisywane bardzo często do różnych umów w branży IT.
Miarkowanie kar umownych
To, że strony sobie wpiszą jakieś kary umowne do umowy to nie znaczy, że zapłacą je właśnie w takiej wysokości. Standardem (niezbyt chwalebnym) w naszych realiach gospodarczych jest to, że za różne drobne przewinienia wpisuje się jakieś monstrualne kary, np. 100.000 zł za nieprzekazanie nośnika z kodem źródłowym, który jest i tak w repozytorium.
Na szczęście mamy coś takiego jak miarkowanie kary umownej - oznacza to, że jeżeli jedna ze stron żąda kary umownej, a druga uznaje, że wysokość tej kary jest wygórowana, to sąd (rozpoznając taki spór) może taką karę umowną obniżyć. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy zobowiązany np. częściowo spełnił swoje obowiązki albo, oprócz tego, że popełnił jakieś błędy, na niewykonanie zobowiązania wpływ miały też inne okoliczności, za które odpowiedzialności nie ponosi.
Na wysokość kary umownej ma też wpływ częściowe wykonanie zobowiązania. Przepisy prawa wskazują bowiem, że jeżeli świadczenie zostało spełnione w części, dłużnik może domagać się obniżenia wysokości ustalonej kary. Ma takie prawo zwłaszcza w sytuacji, gdy znaczna część zobowiązania została wypełniona w terminie, a opóźnienie jest niewielkie.
Kary umowne a kary gwarancyjne - jaka jest różnica?
Tak jak napisałem powyżej, zasadą działania kar umownych jest to, że zobowiązany do zapłaty kary umownej ponosi winę za to, że jakieś nieprawidłowe zdarzenie wystąpiło. Jeżeli więc udowodni on, że jednak winy nie ponosi, bo nieprawidłowe zdarzenie wynika z czegoś, na co nie miał wpływu, to kary umownej nie będzie musiał zapłacić.
Przykład:
Wykonawca nie stworzył zamówionego oprogramowania w terminie wskazanym w umowie. Zamawiający zażądał od niego kary umownej za opóźnienie. Wykonawca wskazał jednak, że opóźnienie wynikało z tego, że nie otrzymał od zamawiającego wymaganych informacji ani dostępu do infrastruktury serwerowej zamawiającego, co również było opisane w umowie. Dlatego też wykonawca był w stanie wykazać, że opóźnienie nie wynikało z okoliczności, za które był odpowiedzialny.
W obrocie występują jednak również tzw. kary gwarancyjne. Są one niezależne od takich okoliczności, jak wina strony zobowiązanej do zapłaty kary umownej. Innymi słowy, może być tak, że dany podmiot musi zapłacić karę nawet jeśli winy za jakąś nieprawidłowość nie ponosi. Istotą kary gwarancyjnej jest bowiem to, że strona zobowiązana ma zagwarantować to, że dany obowiązek wynikający z umowy zostanie spełniony - a jak to zrobi to już jest jej sprawa.
Siłą rzeczy kary gwarancyjne są bardziej niebezpieczne niż kary umowne i należy na nie szczególnie uważać.
Interesuje Cię tematyka kar umownych? Nie jesteś pewien, czy kary umowne w Twojej umowie są odpowiednie? Masz jakieś dodatkowe pytania? Daj mi znać przez formularz kontaktowy na www.bytelaw.pl albo napisz na kontakt@bytelaw.pl.
