Zawieranie umów w tradycyjny sposób jest obecnie mało przyjemnym zadaniem. Dwie strony muszą się spotkać i podpisać jakiś dokument – tak aby każda z nich dostała swój egzemplarz. Alternatywnie, mogą sobie przesłać podpisaną wersję pocztą, co jednak wcale nie jest przyjemniejsze (często jest jeszcze mniej, bo przecież na pocztę trzeba iść).
Na szczęście mamy Internet i możliwość zawierania umów elektronicznie. Sprawa wydaje się więc prosta – skoro możemy wysyłać sobie wiadomości i spotykać się na wideokonferencjach, to możemy też w ten sposób zawierać umowy. Dużo osób ma jednak wątpliwości:
Czy takie umowy są na pewno ważne?
W jaki sposób powinno się je zawierać?
Czy konieczne jest spełnianie jakichś dodatkowych wymogów?
Uwaga! Jeżeli zamiast czytać, wolisz słuchać i oglądać, zachęcam Cię do zapoznania się z filmikiem, nagranym przez moją wspólniczkę, Ewę Lewańską. Ewa też jest radcą prawnym, a na filmiku opowiada jak zawierać umowy przez Internet, kiedy są ważne i czym są podpisy elektroniczne.
Jeżeli mimo wszystko wolisz poczytać - poniżej znajdziesz to, czego potrzebujesz.
Zacznijmy od początku.
Czy można zawierać umowy przez Internet?
Można. Zdecydowana większość umów, które zawieramy, nie wymaga zawierania ich na piśmie.
Niektóre umowy mogą jednak wymagać jakiejś szczególnej formy (np. właśnie pisemnej). Czasem taką szczególną formę można uzyskać również przez Internet, spełniając dodatkowe, warunki, o których piszę poniżej. Zdarzają się jednak sytuacje gdy np. konieczne jest zawarcie umowy w formie aktu notarialnego – tego przez Internet zrobić się nie da. Musimy iść do notariusza i skorzystać z jego pomocy. Taki wymóg będzie odnosił się np. do sprzedaży nieruchomości.
Pomimo tego, większość umów, takich jak:
umowę zlecenia,
umowę pożyczki,
umowę o dzieło,
umowę najmu,
umowę o świadczenie usług,
umowę sprzedaży ruchomości,
można bez większych przeszkód zawrzeć przez Internet.
Jak zawrzeć umowę przez Internet?
Na początku ważna informacja – w Polsce mamy dwa akty prawne, które regulują kwestie zawierania umów i akceptowania ich przez Internet. Są to:
Kodeks cywilny,
Rozporządzenie unijne eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE).
Kodeks cywilny reguluje formy, w jakich można złożyć oświadczenie woli. Oświadczenie woli to, mówiąc najprościej, po prostu prawnie wiążąca informacja, w ramach której mówimy, że nasze stanowisko jest takie, a nie inne – np. zgadzamy się na jakieś postanowienia umowy.
W Kodeksie zostały wyróżnione następujące formy czynności prawnych:
forma dokumentowa,
forma elektroniczna,
forma pisemna.
Jest tam też forma pisemna z datą pewną, forma z podpisami notarialnie poświadczonymi (niezbędna np. w przypadku zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa) oraz forma aktu notarialnego – ale one akurat nie będą nas interesowały.
Natomiast Rozporządzenie eIDAS podchodzi do sprawy nieco inaczej i wyróżnia takie rzeczy jak:
podpis elektroniczny,
zaawansowany podpis elektroniczny,
kwalifikowany podpis elektroniczny.
Innymi słowy, tu nie mamy informacji o formie czynności prawnej, a o podpisie. To ważne, bo podpis elektroniczny z rozporządzenia eIDAS to nie to samo co forma elektroniczna z Kodeksu cywilnego. Rozporządzenie jest wiec bardziej techniczne – nie mówi może o samych umowach, ale o tym, co to jest podpis elektroniczny. A to ma duże znaczenie – bo z reguły zawarcie umowy następuje właśnie poprzez jej podpisanie.
Podpis to w tym przypadku nasze potwierdzenie akceptacji czegoś. Innymi słowy to sposób w jaki pokazujemy, że akceptujemy dany dokument, np. treść umowy. Taki podpis wywołuje skutki prawne – czyli poprzez złożenie podpisu możemy dokonać czynności prawnej w jakiejś formie, wskazanej w Kodeksie cywilnym.
Forma dokumentowa, pisemna i elektroniczna, czyli umowa zgodna z Kodeksem Cywilnym
To w jaki sposób złożyć oświadczenie w danej formie, wynika bezpośrednio z przepisów Kodeksu Cywilnego. Wyróżnia on kilka różnych form oświadczeń woli, które mogą dotyczyć różnych umów.
Forma dokumentowa – jest to każde oświadczenie woli złożone w postaci dokumentu. Ważne jest tu to, że musi być możliwe ustalenie tego kto (jaka osoba) złożył takie oświadczenie. Dokumentem jest natomiast każdy nośnik, który umożliwia zapoznanie się z treścią oświadczenia (zapisanej na nim informacji). Przy czym słowo „nośnik” trzeba tu rozumieć szeroko.
Może być to więc np. wiadomość SMS (bo treść oświadczenia jest zapisana w pamięci urządzenia) albo wiadomość e-mail (bo wiadomość jest zapisana na serwerze i dodatkowo często również na urządzeniu nadawcy lub odbiorcy). Notatka zapisana w chmurze obliczeniowej też może być oświadczeniem woli, nawet jeśli nie jesteśmy w stanie wskazać na jakim konkretnie nośniku ją zapisano (nie musimy wiedzieć gdzie to dokładnie się zapisało).
Jeżeli akceptujemy regulamin jakiejś platformy internetowej, klikając odpowiedni checkbox, to również jest to oświadczenie złożone w formie dokumentowej.
Ważne jest to abyśmy wiedzieli kto złożył to oświadczenie (np. wysłał e-mail, zaakceptował regulamin) – przy czym nie musi być ono opatrzone wyraźnym podpisem.
I taka forma dokumentowa wystarczy do zawarcia wielu umów – np. umowy o świadczenie usług czy umowy sprzedaży. Drukowanie czegokolwiek nie jest potrzebne. Może być też argumentem dla sądu, ze umowa została zawarta. Ważne jest tez to aby takie oświadczenie dotarło do adresata – e-mail w wersji roboczej to nie jest złożone oświadczenie woli.
Forma pisemna – forma pisemna to po prostu fizyczne sporządzenie dokumentu na papierze i podpisanie go. Ładnie się to nazywa tak: złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Tu filozofii nie ma, standard. Forma pisemna jest wymagana np. przy umowie przeniesienia autorskich praw majątkowych do programu komputerowego (pisałem o niej tutaj).
Forma elektroniczna – to złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Musimy tu mieć więc specjalny podpis – kwalifikowany podpis elektroniczny. A to czym jest taki specjalny podpis znajdziemy właśnie w rozporządzeniu eIDAS.
Forma elektroniczna jest zrównana z formą pisemną. Oznacza to, że jeżeli przepisy prawa (albo np. inne ustalenia) wymagają od nas zawarcia umowy w formie pisemnej, to forma elektroniczna też będzie odpowiednia.
O co chodzi z tymi podpisami w rozporządzeniu eIDAS?
Tak jak już napisałem, podpis elektroniczny w rozumieniu rozporządzenia eIDAS nie oznacza, tego samego co forma elektroniczna w rozumieniu Kodeksu cywilnego. W Rozporządzeniu eIDAS jest bowiem tak:
Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis – brzmi to nieco skomplikowanie, więc wyjaśnijmy.
Na podpis elektroniczny składają się:
informacje dotyczące podpisującego, które są użyte jako podpis (np. jego imię i nazwisko, normalnie napisane w treści wiadomości),
informacje powiązane z tym podpisem – czyli np. treść wiadomości.
Jeżeli więc mamy jakieś elektroniczne oświadczenie (np. e-mail, plik pdf) i pod jego treścią znajduje się deklaracja tożsamości autora, to mamy zachowane wymogi dot. podpisu elektronicznego.
Jakiej formie z Kodeksu cywilnego to odpowiada?
Formie dokumentowej – jeżeli więc mamy „zwykły” podpis elektroniczny, to jednocześnie zachowaliśmy formę dokumentową jakiegoś oświadczenia. Nie formę elektroniczną albo pisemną.
Po zwykłym podpisie elektronicznym mamy "zaawansowany podpis elektroniczny".
Zaawansowany podpis elektroniczny to drugi z podpisów wyróżniony w rozporządzeniu eIDAS. Wymaga on spełnienia dodatkowych, następujących wymogów:
podpis jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu;
podpis umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego;
podpis jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą;
podpis jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.
W praktyce może być to np. format, gdy akceptujemy dokonanie podpisania dokumentu za pośrednictwem takich formatów jak XAdES czy też PAdES.
Jaką formę z kodeksu cywilnego to spełnia? Również dokumentową. Nie jest to jeszcze forma elektroniczna – do tej zaraz przejdziemy.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – i wreszcie docieramy do pojęcia „kwalifikowanego podpisu elektronicznego”, który pojawia się również w Kodeksie cywilnym. Jeżeli więc złożymy oświadczenie woli i potwierdzimy je naszym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to dopiero wówczas spełnimy wymogi dotyczące zachowania formy elektronicznej.
A jakie warunki musi spełnić taki podpis?
Przede wszystkim, wszystkie warunki dot. zaawansowanego podpisu elektronicznego, o których pisałem powyżej.
Musi być składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego - innymi słowy, musimy mieć urządzenie służące do podpisywania (np. karty z czytnikiem, podłączonym do komputera przez USB albo aplikacji mobilnej).
Musi opierać się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego – innymi słowy, musi posiadać certyfikat wystawiony przez niezależny podmiot trzeci, tzw. zaufaną trzecią stronę, w Polsce ich rejestr dostępny jest tu, jako podmioty które wydają kwalifikowane certyfikaty.
W praktyce to te podpisy, które wymagają posiadania dodatkowego klucza sprzętowego, którym składa się podpis. Zdarzają się też wersje, gdzie urządzeniem do złożenia podpisu jest telefon z aplikacją mobilną.
Przykłady zawierania umów przez Internet
Dobra, skoro wiemy już jakie są podpisy elektroniczne i formy składania oświadczeń woli, to zobaczmy na kilka praktycznych przykładów ich zastosowania. Chcę w ten sposób wskazać jakie działania skutkują uzyskaniem takiej, a nie innej formy.
Przykład 1 – usługa online
Joanna rejestruje swoje konto w ramach platformy internetowej, umożliwiającej kupowanie i sprzedawanie używanych produktów w ramach lokalnej społeczności. W tym celu Joanna podaje swoje imię, nazwisko, adres i e-mail oraz akceptuje treść regulaminu platformy, zaznaczając odpowiedni checkbox.
Jaka to forma?
Dokumentowa – Joanna złożyła oświadczenie woli (zaakceptowała regulamin), które zostało zapisane na trwałym nośniku. Informacja w postaci tego oświadczenia jest powiązania z Joanną (bo podała swoje dane) i została przesłana do drugiej strony umowy – tzn. usługodawcy, odpowiedzialnego za działanie platformy.
Przykład 2 – zamówienie przez e-mail
Marek jest właścicielem małej firmy budowlanej. Na stronie jednej z hurtowni znalazł informacje o produktach, których będzie niedługo potrzebował. Napisał wiadomość e-mail z prośbą o przedstawienie oferty. W odpowiedzi otrzymał informację o możliwości zakupu towarów po przedstawionej cenie. Do wiadomości dołączone były ogólne warunki zamówienia w formacie pdf. Sprzedawca poprosił Marka o potwierdzenie, że akceptuje cenę i treść ogólnych warunków zamówienia. W kolejnej wiadomości Marek napisał, że akceptuje przedstawione warunki i prosi o realizację zamówienia.
Jaka to forma?
Dokumentowa – Marek złożył oświadczenie woli, w ramach którego potwierdził, że zgadza się na przedstawione warunki. Tym samym zawarł umowę ze sprzedawcą.
Przykład 3 – platforma do zawierania umów
Andrzej jest grafikiem komputerowym. Nawiązał współpracę z dużą firmą produkcyjną, dla której będzie przygotowywał elementy identyfikacji wizualnej. Firma poprosiła go o akceptację umowy o współpracy, która znajduje się na specjalnej platformie do zawierania umów. Aby zaakceptować umowę, Andrzej musiał wejść na platformę, podać swoje imię, nazwisko, adres e-mail, a następnie kliknąć, że akceptuje umowę.
Jaka to forma?
Dokumentowa – warto zauważyć tu, że firma popełniła pewien błąd. Zawarcie umowy w formie dokumentowej w tym przypadku sprawi, że nie będzie mogła nabyć od grafika autorskich praw majątkowych do utworów. To bowiem wymagałoby formy pisemnej lub formy elektronicznej – dokumentowa to za mało. A, biorąc pod uwagę to, że Andrzej ma dla niej robić materiały graficzne – pewnie bardzo by chciała 😊 Ale pozostała część umowy, tzn. sam fakt wykonania usługi przez Andrzeja, jest jak najbardziej ważna i wiąże strony.
Przykład 4
Kombipol sp. z o.o. nawiązuje współpracę z Sedanexport S.A. Z uwagi na epidemię Covid-19, obie firmy postanowiły, że umowę zawrą elektronicznie. Po wynegocjowaniu projektu dwaj członkowie zarządu Kombipolu podpisali umowę, korzystając z certyfikatów oraz kart kryptograficznych, powiązanych z czytnikiem USB, wydanych przez akredytowany podmiot. Następnie wysłali taką umowę e-mailem do drugiej strony.
Jaka to forma?
Elektroniczna – podpis spełnia warunki kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Tym samym umowa taka jest równoważna formie pisemnej.
Co z platformami do zawierania umów?
Na rynku dostępnych i dość mocno promowanych jest wiele platform, umożliwiających szybkie i łatwe zawieranie umów oraz zarządzanie takimi umowami. Są to takie rozwiązania jak np. AdobeSign, DocuSign, Autenti czy HelloSign. Twórcy tych rozwiązań wskazują, że podpisy złożone z ich pomocą są prawnie wiążące.
Czy tak rzeczywiście jest?
Generalnie tak. Podpisy złożone za pomocą tych usług są prawnie wiążące. Natomiast ważne jest aby mieć wiedzę jaką dokładnie formę składania oświadczeń woli obejmują – tzn. czy dokumentową czy elektroniczną. Większość z nich bowiem co do zasady (w ramach standardowej usługi) umożliwia zawieranie umów w formie dokumentowej - tzn. wrzucamy umowę na tę platformę i tam ją akceptujemy. Innymi słowy składamy tam „standardowy” podpis elektroniczny, zgodny z rozporządzeniem eIDAS.
Czasem możemy też złożyć za pośrednictwem takiej usługi „zaawansowany podpis elektroniczny” (np. Adobe Sign na to pozwala w określonej opcji).
Co do zasady, nie mamy jednak zachowanej formy elektronicznej z Kodeksu Cywilnego. Oznacza to, że jeżeli przepisy prawa wymagają od nas np. zachowania formy pisemnej (której równoważna jest forma elektroniczna), nie spełnimy tego wymogu korzystając z takiej platformy.
Trzeba na to uważać – komunikaty marketingowe potrafią być bowiem mylące i niekiedy użytkownikom wydaje się, że zawierają umowę w formie elektronicznej, która jednak jest tylko formą dokumentową.
I tu ważne zastrzeżenie! Nie zawsze tak jest, że umowa zawarta przez taką platformę, będzie w formie dokumentowej. To wszystko zależy od tego jaką dokładnie usługę wybierzemy. Zdarza się bowiem, że tego rodzaju usługi mogą umożliwiać podpisanie umów za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego (tak robi np. Autenti) – do tego jednak musimy mieć certyfikat wydany przez niezależny podmiot – np. Szafir z KIR albo Certum od Asseco.
Czy warto korzystać z platform do zawierania umów? Trudne pytanie – z jednej strony są bardzo wygodne i przejrzyste, a ponadto umożliwiają zarządzanie sporą ilością dokumentów. Z drugiej – zdecydowana większość umów, które zawieramy za ich pośrednictwem, jest w formie dokumentowej – takiej samej, jaką możemy osiągnąć np. poprzez zawarcie umowy przez e-mail.
Pewnym problemem może być też poufność – musimy pamiętać, że aby zaakceptować taką umowę, wrzucamy ją na platformę, a to oznacza, że nasza umowa wędruje na serwer dostawcy usługi i tam jest przechowywana. Wiem, że to może być nieco paranoiczne, ale jeśli zależy Ci na bezpieczeństwie i pewności, powinieneś jednak postawić na kwalifikowany podpis elektroniczny.
Zawieranie umów przez Internet nadal jest dla Ciebie niejasne? Jeśli masz jakieś dodatkowe pytania, możesz śmiało się ze mną skontaktować, pisząc na kontakt@bytelaw.pl, albo korzystając z formularza kontaktowego tutaj.
#umowy #zawieranieumow #podpisywanieumow #internet #podpiselektroniczny #formadokumentowa #formaelektroniczna #kwalifikowanypodpis
