Czasem nie wystarczy samo zrobienie czegoś – trzeba mieć jeszcze dokument, który potwierdza, że to zrobiliśmy. To nie problem - problem zaczyna się wtedy gdy dokument jest ważniejszy niż cała reszta.
RODO wychodzi naprzeciw oczekiwaniom osób, które lubią mieć papier na wszystko i wprowadza możliwość uzyskania certyfikatu, że przetwarzanie danych osobowych w naszej organizacji (firmie, fundacji, spółdzielni, spółce itp.) jest zgodne z prawem. Certyfikacja dotyczy zarówno administratorów danych osobowych jak i podmiotów przetwarzających. Taki podmiot nie musi mieć siedziby na terytorium Państwa UE.
Co to jest certyfikacja?
Certyfikacja to proces, który ma na celu potwierdzenie, że organizacja przetwarza dane zgodnie z prawem. Aby dostać taki certyfikat, konieczne będzie złożenie wniosku o jego wydanie. W jego treści trzeba wskazać, kto ubiega się o taki certyfikat oraz wykazać, że spełnia się kryteria certyfikacji. Co to są za kryteria? To ustalone przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych wymogi (w zakresie ochrony danych) jakie trzeba spełnić, aby uzyskać wspomniany już certyfikat. Uzyskanie certyfikatu jest dobrowolne, czyli nie musimy go mieć aby spełnić wszystkie wymogi zgodności z prawem. Certyfikatu udziela się na okres 3 lat, lecz podmiot certyfikujący może cofnąć go wcześniej, gdy stwierdzi, że przepisy dot. ochrony danych nie są przestrzegane.
Kto nadaje certyfikat?
W aktualnym projekcie nowej polskiej ustawy o ochronie danych osobowych wskazano, że certyfikaty będą nadawane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i nikt inny tego nie będzie mógł robić. Natomiast samo RODO przewiduje możliwość przekazania tej kompetencji także innym podmiotom, które byłyby akredytowane przez Prezesa UODO. Niektórzy postulują, aby taką możliwość wprowadzić również w Polsce, ale na razie plan jest taki, że certyfikaty wydawał będzie tylko Prezes Urzędu.
Po co to wszystko?
Aby zapewnić swoich kontrahentów o tym, że przetwarzamy posiadane przez nas dane osobowe zgodnie z prawem, a dodatkowo, ktoś wiarygodny to potwierdził. To szczególnie przydatne w przypadku świadomych konsumentów albo dużych podmiotów (np. korporacji, powierzającej dane firmie zajmującej się marketingiem telefonicznym) które mają ścisłe wymogi, dotyczące ochrony danych osobowych. Taki certyfikat w tym przypadku może stanowić przewagę nad konkurencją, która certyfikatu nie posiada.
Sama certyfikacja jako taka nie ma wpływu na zakres praw i obowiązków, które obciążają administratora danych osobowych. Tym samym, mając certyfikat czy nie, musimy spełniać wszystkie wymogi wynikające z RODO.
Zastanawiam się, czy składanie wniosków o certyfikaty stanie się dość powszechną praktyką w Polsce (chciałbym aby tak było). Z pewnością zwiększyłoby to świadomość szefów firm, dotyczącą ochrony danych osobowych. Kluczowa będzie tu praktyka Prezesa UODO oraz ewentualne zmiany w mechanizmach uzyskiwania certyfikatów (np. rozszerzenie możliwości ich wydawania również na inne, akredytowane przez Prezesa UODO podmioty).
