Jesteś wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Jeśli tak, to zapewne wiesz jak wyglądają zgromadzenia wspólników, które muszą odbyć się co najmniej raz do roku. Najpierw dostajesz list z informacją o tym, że zgromadzenie się odbędzie i czego będzie dotyczyło. Następnie, w wyznaczonym terminie, udajesz się w określone miejsce i tam spotykasz zarząd oraz pozostałych wspólników. Dobrze jest, jeśli się z nimi dogadujesz – możecie razem wypić kawę i pogadać. Potem siadacie i omawiacie poszczególne kwestie, poruszane na zgromadzeniu, czasem przy tym głosując i podejmując jakąś uchwałę.
Jak widać, zgromadzenie wspólników może być całkiem ciekawym i miłym doświadczeniem. Czy takie doświadczenie można przeżyć też zdalnie? Tak! Paradoksalnie, dzięki zmianom przepisów prawa w związku z epidemią covid-19, Kodeks Spółek Handlowych poszedł do przodu i nieco dogonił nowoczesne technologie. Dzięki temu odbywanie zgromadzeń online w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością i w spółkach akcyjnych stało się o wiele łatwiejsze.
Co trzeba zrobić aby takie zgromadzenie zorganizować i przeprowadzić zgodnie z prawem? O tym poniżej 😊
W tym artykule piszę o zgromadzeniach w spółkach kapitałowych, czyli spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i spółce akcyjnej. Za rok do spółek kapitałowych dołączy tzw. prosta spółka akcyjna – to coś pomiędzy spółką z o.o. a spółką akcyjną, taki nowy twór prawny dedykowany startupom. Pisałem o niej tutaj.
Dlaczego teraz łatwiej jest zorganizować zgromadzenie wspólników online?
Dotąd (przed epidemią) aby zorganizować zgromadzenie wspólników online, trzeba było wprost przewidzieć taką możliwość w statucie spółki.
Teraz jest dokładnie odwrotnie – możliwość organizowania takich zgromadzeń nie musi być wprost wskazana w umowie spółki, co w praktyce sprawia, że o wiele więcej spółek może takie zgromadzenia robić.
Można natomiast w umowie spółki zabronić organizowania takich zgromadzeń wspólników online – czego jednak nie polecam robić, bo można sobie tym utrudnić życie. Na razie przepisy są nowe, więc raczej takiego zastrzeżenia w umowie spółki nikt nie ma. Dla formalności lepiej jednak sprawdzić, co w umowie zostało napisane i upewnić się, że nie istnieją przeszkody aby zorganizować zgromadzenie wspólników online.
Co to jest zgromadzenie wspólników?
Zgromadzenie wspólników to najwyższa władza spółki, która ma podejmować najważniejsze decyzje. Są zgromadzenia zwyczajne (raz w roku muszą być przeprowadzone) i nadzwyczajne (inne niż te coroczne, mogą się pojawić ale nie muszą). Na tych pierwszych z reguły podejmuje się uchwały dotyczące zatwierdzenia sprawozdania finansowego czy też uchwały dotyczące podziału zysków. Nie ma jednak przeszkód aby dotyczyły także czegoś innego – np. wyrażenia zgody na nabycie nieruchomości albo wyboru nowego zarządu. Zgromadzenia nadzwyczajne mogą natomiast dotyczyć tych pozostałych kwestii – zwołuje się je w razie potrzeby.
Regulamin zgromadzenia online
Zanim dojdzie do formalnego przeprowadzenia zgromadzenia wspólników online, konieczne jest przyjęcie w spółce regulaminu takich zgromadzeń. Regulamin taki musi określać szczegółowe zasady dotyczące udziału wspólników w zgromadzeniu. Trzeba przy tym pamiętać, że regulamin taki nie powinien nakładać na wspólników jakichś ograniczeń, które utrudnią lub uniemożliwią im udział w zgromadzeniu, chyba że jest to rzeczywiście niezbędne z uwagi na identyfikację wspólników oraz zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Regulamin taki powinien być przyjęty przez radę nadzorczą. Jeśli jej nie ma, zatwierdzeniem regulaminu zajmują się sami wspólnicy w drodze uchwały – nie musza do tego zwoływać odrębnego zgromadzenia, mogą to zrobić również korespondencyjnie, byleby większość wspólników (licząc wg. udziałów oczywiście) zaakceptowała jego postanowienia.
Jak zwołać zgromadzenie wspólników online?
Dobra, mamy więc potwierdzenie, że w umowie spółki nie ma przeszkód aby zwołać zgromadzenie online. Wspólnicy przyjęli regulamin dotyczący takich zgromadzeń. Co dalej?
Aby zgromadzenie wspólników było ważne, trzeba je formalnie zwołać. Zwykle robi to zarząd, acz czasem są wyjątki. To zwołujący zgromadzenie decyduje o tym, czy będzie ono zorganizowane online (oczywiście jeśli jest uchwalony regulamin) czy będzie przeprowadzone w formie tradycyjnej.
Takie zgromadzenia wspólników należy zwoływać pocztą tradycyjną albo kurierem. Czasem można to zrobić pocztą elektroniczną, ale tylko jak wspólnik się na to zgodził wcześniej i podał adres poczty elektronicznej. Tu wielkich różnic nie ma pomiędzy zgromadzeniem online a takim, które jest prowadzone tradycyjnie – zwoływanie wygląda mniej więcej tak samo.
Ale jest jedna rzecz, o której trzeba pamiętać już podczas zwołania - jeśli takie zgromadzenie wspólników ma być organizowane online, to w zawiadomieniu wysłanym do wspólników trzeba napisać:
w jaki sposób wspólnicy będą mogli brać udział w tym zgromadzeniu,
jakie będzie wyglądał proces wypowiadania się w trakcie zgromadzenia,
jak wspólnicy będą głosować oraz wnosić sprzeciwy od podjętych w ten sposób uchwał.
Innymi słowy, musimy opisać techniczne kwestie związane z udziałem w zgromadzeniu, tak aby wspólnicy mogli w nim bez problemu wziąć udział i wykonywać swoje prawa.
Gdzie odbywa się zgromadzenie online?
W Internecie! No niby tak. Ale czy na pewno? Fakt prowadzenia zgromadzenia online nie oznacza, że nie może mieć ono fizycznej lokalizacji. Zgromadzenie online może być zrobione tak, że wszyscy wspólnicy będą online, albo np. cześć będzie online, a część na prawdziwym spotkaniu, w jednym pomieszczeniu. Oznacza to, że zgromadzenie online może być też zgromadzeniem online tylko „częściowo”. W takim wypadku pamiętaj o tym, że i tak musi ono spełniać te dodatkowe warunki, odnoszące się do zgromadzeń online.
Jakie wymogi trzeba spełnić aby zgromadzenie wspólników było ważne? Zgromadzenie wspólników online musi:
umożliwiać dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników – to oznacza, że wspólnicy muszą mieć możliwość rozmawiania ze sobą (transmisja dźwięku i obrazu, choć ten drugi nie jest wymagany) przez Internet,
umożliwiać wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników (czyli wspólnik nie musi sam głosować, może to robić przez swojego przedstawiciela).
Innymi słowy, podczas zgromadzenia musimy być w stanie ustalić tożsamość wspólników i innych osób, uczestniczących (np. członków zarządu). Dzięki temu możemy zweryfikować kto jest uprawniony do udziału w zgromadzeniu a kto nie. Dodatkowo, musi być też zapewniona możliwość głosowania tajnego (czyli osoba loguje się i potwierdza swoją tożsamość, ale nie wiadomo jak głosowała). Trzeba pamiętać o tym, że wspólnicy głosują udziałami (nie osobami). Oznacza to, że osoba ma tyle głosów, ile ma udziałów, a oprogramowanie do głosowania powinno to uwzględniać.
Ze zgromadzenia wspólników sporządza się protokół – normalny, podpisywany przez osoby, które były w miejscu fizycznej lokalizacji zgromadzenia (np. przewodniczącego oraz protokolanta). Pozostali uczestnicy są wskazani tam z imienia i nazwiska ale się nie podpisują (ci, którzy brali udział online). Nie ma przeszkód aby taki protokół był wygenerowany z programu do obsługi zgromadzenia i podpisany przez przewodniczącego i protokolanta.
Podsumowanie
To już chyba wszystko co najważniejsze w kontekście zgromadzeń wspólników online. Będziecie je organizować, czy może wolicie pozostać przy tradycyjnej formie zgromadzeń?
Wiem, że zgromadzenia wspólników online to nowa rzecz i jej zrozumienie może zająć trochę czasu. Jeśli masz jakieś dodatkowe pytania, możesz śmiało się ze mną skontaktować, pisząc na kontakt@bytelaw.pl, albo korzystając z formularza kontaktowego tutaj.
