Podobno od przybytku głowa nie boli. Jeśli jednak spojrzymy na to, według jakich zasad opodatkowani mogą być specjaliści w branży IT, to możemy nabawić się migreny. Dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą do wyboru są zasady ogólne opodatkowania, podatek liniowy, ryczałt podatkowy (zwykle 12%, ale czasem 8,5% albo 15%) albo IP Box. Osoby na etacie nie mają takiego wyboru, ale dla nich też przewidziano coś fajnego – są to podwyższone do 50% koszty uzyskania przychodu.
Co to są w ogóle te koszty uzyskania przychodu?
W największym skrócie: to wydatek poniesiony po to, aby osiągnąć jakiś przychód. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, które wykonują pracę twórczą, koszty te wynoszą 50% uzyskanego przez pracownika przychodu, pomniejszonego wcześniej o odprowadzone składki ZUS (standardowo to 20%). A skoro koszty uzyskania przychodu są większe, to finalnie podatek do zapłaty będzie mniejszy. To zaś oznacza, że przy takich samych wydatkach pracodawcy, do kieszeni pracownika trafi więcej pieniędzy niż w przypadku, gdyby 50% KUP nie było stosowane.
Pamiętaj jednak, że łączne podwyższone koszty uzyskania przychodów nie mogą przekroczyć 120.000 zł w skali roku.
Kto może korzystać z 50% KUP?
Pracownik, który jest twórcą, czyli osobą tworzącą utwory w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Prawo do stosowania 50% KUP dotyczy osób, które zajmują się działalnością twórczą m.in. w zakresie tworzenia programów komputerowych oraz gier komputerowych.
Aby 50% KUP mogło zostać zastosowane, twórca musi:
udzielić komuś licencji na korzystanie z jego utworu albo
rozporządzić utworem, tzn. przenieść prawa autorskie do utworu na kogoś.
Ważne jest to, aby stworzone przez pracownika „coś” było utworem w rozumieniu prawa autorskiego. A to oznacza, że pracownik nie może robić wyłącznie odtwórczych rzeczy – rezultaty jego prac muszą być wynikiem jakiegoś kreatywnego procesu i być oryginalne.
Umowa o pracę z programistą a 50% KUP
Aby skorzystać z 50% KUP, pracownik powinien posiadać prawa autorskie do utworu, które następnie przeniesie na swojego pracodawcę. Jeżeli taki utwór jest programem komputerowym to pojawia się problem, bo zgodnie z przepisami ustawy o prawie autorskim prawa do utworu będącego programem komputerowym przysługują pracodawcy już z chwilą ich powstania. A prawo podatkowe wymaga tego, aby najpierw należały do pracownika, a potem zostały przeniesione na pracodawcę.
Innymi słowy, aby skorzystać z 50% KUP, musimy wyłączyć regulację ustawową dotyczącą praw autorskich. Głupie? Tak, ale to normalne w świecie podatków.
To oznacza, że musimy napisać w umowie z pracownikiem, że:
prawa autorskie do programu komputerowego, który zostaje stworzony w ramach pracy, przysługują pracownikowi,
pracownik przenosi prawa do utworów na pracodawcę – w umowie można napisać, że przeniesienie następuje w momencie wydania utworu pracodawcy,
w takim przypadku musimy pamiętać o wszystkich wymogach dotyczących przeniesienia praw autorskich – np. określeniu pól eksploatacji, formie pisemnej umowy itd.
Honorarium autorskie
Autorskie koszty uzyskania przychodów możemy zastosować tylko w odniesieniu do tej części wynagrodzenia, która odnosi się do przekazania praw lub udzielenia licencji do utworów. Innymi słowy, w ramach całości wynagrodzenia przysługującego pracownikowi musimy wyodrębnić honorarium autorskie, odróżnione od pozostałej części wynagrodzenia.
Jak wyodrębnić takie honorarium?
Jedną z metod jest po prostu ryczałtowe wskazanie jego wysokości. Innymi słowy, wpisujemy w umowie o pracę, że wynagrodzenie dzieli się na część należną pracownikowi za stworzenie utworu lub utworów oraz na pozostałe wynagrodzenie za wykonywanie innych obowiązków pracowniczych.
Ewidencjonowanie utworów
Dodatkowym wymogiem, który należy spełnić, aby bezpiecznie zastosować 50% KUP jest udokumentowanie tego, że pracownik rzeczywiście stworzył jakiś utwór, który następnie został przekazany pracodawcy. Można w tym zakresie oprzeć się m.in. odpowiednich oświadczeniach pracodawcy i pracownika. Aby spełnić ten wymóg, pracodawcy często wymagają od pracowników tworzenia ewidencji, w której:
opisują jaki utwór/jakie utwory stworzyli w danym miesiącu,
wskazują czas, jaki poświęcili na stworzenie utworu,
wskazują na miejsce zamieszczenia danego utworu (np. link do repozytorium kodu).
Pracodawca następnie akceptuje taką ewidencję i potwierdza, że przyjął wskazane utwory.
Podsumowanie
Podsumowując, mechanizm 50% kosztów uzyskania przychodu jest bardzo atrakcyjny dla osób, które w ramach swoich obowiązków wytwarzają utwory w rozumieniu prawa autorskiego. Jeśli więc chcesz wdrożyć 50% KUP w swojej organizacji, pamiętaj o spełnieniu związanych z tym obowiązków – najistotniejsze z nich to ustalenie honorarium autorskiego, udowodnienie powstania utworu i przyjęcie utworu przez pracodawcę, czyli rozporządzenie nim przez twórcę. To pomoże zaoszczędzić Ci nerwów w przypadku ewentualnej kontroli.
Jeżeli masz jakieś wątpliwości lub potrzebujesz pomocy przy korzystaniu z autorskich kosztów uzyskania przychodów, skontaktuj się z nami, wysyłając maila na adres kontakt@bytelaw.pl albo korzystając z formularza kontaktowego na stronie www.bytelaw.pl.
