Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu dotyczy całkiem sporej grupy przedsiębiorców. Wśród tzw. instytucji obowiązanych znajdują się bowiem nie tylko duże banki, firmy ubezpieczeniowe czy też firmy inwestycyjne, ale także np. księgowi, pośrednicy w obrocie nieruchomościami czy doradcy podatkowi.
Osoby, które prowadzą taką działalność często nie do końca dowierzają, że podlegają jakimś przepisom związanym z praniem pieniędzy albo finansowaniem terroryzmu. Prawdę mówiąc wcale się temu nie dziwię, bo nie jest to coś co intuicyjnie przychodzi nam do głowy gdy mówimy o praniu pieniędzy. Dodatkowo, ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy pozostaje nadal dość mało znanym aktem prawnym.
A tymczasem, po 3 latach obowiązywania, w tej właśnie ustawie zachodzą dość spore zmiany. Nowelizacja ma na celu implementację do polskiego porządku prawnego przepisów unijnej dyrektywy (UE) 2018/843 z dnia 30 maja 2018 r. (czyli tzw. V dyrektywy AML - od angielskiego anti-money laundering) oraz pewne doprecyzowanie krajowej regulacji.
Większość z nowych przepisów stosowanych będzie od końca października 2021 r. Wyjątkiem są zmiany definicji beneficjenta rzeczywistego (ten przepis już wszedł w życie i stosujemy go od 15 maja 2021 r.) oraz modyfikacje w zakresie katalogu instytucji obowiązanych – te bowiem stosować będziemy od końca lipca 2021 r.
Część zmian opisałem już tutaj, w odrębnym wpisie dotyczącym nowych regulacji, nałożonych na giełdy walut wirtualnych.
Co jeszcze się zmieni? Zobaczmy :)
Rozszerzenie katalogu instytucji obowiązanych
Instytucje obowiązane to podmioty gospodarcze, które muszą stosować przepisy dot. przeciwdziałaniu prania pieniędzy i finansowania terroryzmu – zaliczamy do nich np. banki, instytucje płatnicze, firmy ubezpieczeniowe, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, ale także np. notariuszy, księgowych, pośredników w obrocie nieruchomościami czy też giełdy kryptowalut.
Do instytucji obowiązanych dołącza kilka nowych rodzajów działalności. Oznacza to, że więcej podmiotów będzie musiało stosować przepisy dot. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu. Nowością w gronie instytucji obowiązanych są:
przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi – dotąd instytucjami obowiązanymi były m.in. podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo doradcy podatkowi – teraz katalog instytucji obowiązanych uległ rozszerzeniu i każdy podmiot, który świadczy usługi w zakresie wsparcia/doradztwa podatkowego, powinien być uznany za instytucję obowiązaną,
przedsiębiorcy prowadzący działalność związaną z przechowywaniem dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich oraz antyków w galeriach sztuki, domach aukcyjnych lub korzystający z wolnego portu (rozumianego jako strefa lub pomieszczenie, w których towary są traktowane jako nieznajdujące się na obszarze celnym państw członkowskich lub państw trzecich, w tym z wykorzystaniem wolnego obszaru celnego). Dodatkowo, instytucjami obowiązanymi są również przedsiębiorcy, którzy przechowują dzieła sztuki, antyki lub przedmioty kolekcjonerskie, o ile robią to z wykorzystaniem wolnego portu. Dotyczy to jednak tylko tych transakcji, których wartość wynosi co najmniej 10 000 euro.
Ograniczono nieco jednak obowiązki pośredników w obrocie nieruchomościami jako instytucji obowiązanych – dotąd każdy pośrednik był instytucją obowiązaną w pełnym zakresie swojej działalności. Po zmianach obowiązków wynikających z ustawy AML nie będzie trzeba stosować do działań zmierzających do nawiązania umowy najmu lub dzierżawy w wysokości mniejszej niż 10 000 euro,
Podmioty będące instytucjami obowiązanymi muszą spełniać szereg obowiązków, wynikających z przepisów ustawy AML. Obejmują one m.in.:
dokonanie oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
posiadanie wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
posiadanie procedury dot. identyfikacji klientów i beneficjentów rzeczywistych, a także procedurę mająca na celu ustalenie klient lub beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
posiadanie procedury anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń,
współdziałanie z GIIF (Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej) i zgłaszanie mu określonych transakcji.
Zmiany dotyczące tych wyżej wskazanych podmiotów wchodzą w życie 31 lipca 2021 roku.
Zmiany dotyczące procedur AML, funkcjonujących w instytucjach obowiązanych
Po zmianach przepisów pojawią się nowe wymogi dotyczące tego, co powinna zawierać procedura przeciwdziałania prania pieniędzy. Powinny się w niej znaleźć:
zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy;
zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.
W treści przepisów wskazano również na obowiązek bieżącej weryfikacji oraz aktualizowania procedur AML w organizacji.
Nowe definicje beneficjenta rzeczywistego i osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne
Definicja beneficjenta rzeczywistego została sprecyzowana. Dotąd często było tak, że w przypadku braku możliwości ustalenia innych beneficjentów rzeczywistych, po prostu wskazywano członków zarządu spółek. Teraz za beneficjenta rzeczywistego można uznać członka zarządu albo inną osobę zajmującą wyższe stanowisko kierownicze tylko w przypadku:
udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych, takich jak wspólnicy posiadający 25% udziałów czy też osoby posiadające powyżej 25% głosów w spółce albo ew. osoby, które sprawują innego rodzaju kontrolę nad spółką.
oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Dodatkowo, sprecyzowano również to, kto jest beneficjentem rzeczywistym w przypadku gdy klient jest trustem. Są to:
założyciele,
powiernicy,
nadzorcy,
beneficjenci lub w przypadku gdy osoby fizyczne czerpiące korzyści z danego trustu nie zostały jeszcze określone – grupę osób, w których głównym interesie powstał lub działa trust,
inne osoby sprawujące kontrolę nad trustem,
inne osoby fizyczne posiadającą uprawnienia lub wykonującą obowiązki równoważne z określonymi powyżej.
Zmiany w zakresie beneficjentów rzeczywistych weszły już w życie z dniem 15 maja 2021 r.
Zmodyfikowano także definicję osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne – nie będą nimi już oraz kierownicy urzędów terenowych organów rządowej administracji specjalnej. Nie będą nimi też urzędnicy średniego i niższego szczebla.
Dodano jednak przepis, wskazujący na to, że osobami zajmującymi eksponowane stanowisko polityczne są także inne osoby zajmujące (wysokie) stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej.
Dodatkowo, szczegółowe informacje dotyczące tego jakie stanowiska będą uznawane za eksponowane stanowiska polityczne, zostaną wskazane w rozporządzeniu wykonawczym.
Zmiany w zakresie weryfikacji klientów i beneficjentów rzeczywistych (KYC)
Nowelizacja wprowadza też zmiany w procesie weryfikacji klienta oraz beneficjenta rzeczywistego. Przede wszystkim, rozszerzono obowiązki związane z weryfikacją oraz stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego w odniesieniu do klientów, z którymi już wcześniej nawiązano stosunki gospodarcze, w sytuacji gdy:
doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych;
doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego;
instytucja obowiązana była w ciągu danego roku kalendarzowego zobowiązana na podstawie przepisów prawa do skontaktowania się z klientem w celu weryfikacji informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych (np. w związku z obowiązkami wynikającymi z innych ustaw).
Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego nie wymaga już zebrania informacji o jego obywatelstwie. Mimo tego, instytucja obowiązana będzie mogła się posługiwać tą informacją, o ile wcześniej wejdzie w jej posiadanie.
Weryfikacja beneficjenta rzeczywistego powinna polegać m.in. na weryfikacji wpisu w ramach Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Dodatkowo, podmioty które muszą dokonywać zgłoszeń do CRBR (np. spółki prawa handlowego), powinny na żądanie instytucji obowiązanej, same udostępnić informacje lub dokumenty pozwalające na identyfikację tożsamości ich beneficjentów rzeczywistych.
Wszelkie problemy lub utrudnienia związane z zidentyfikowaniem beneficjentów rzeczywistych, powinny zostać odnotowane przez instytucję obowiązaną.
Znowelizowane przepisy nie pozwalają przy zastosowaniu procedur KYC (know your customer) polegać tylko i wyłącznie na informacjach znajdujących się w CRBR (czy też w tożsamych rejestrach UE). Tym samym identyfikacja struktury własnościowej klienta lub innych osób, które mogą być uznane jako beneficjenci rzeczywiści, powinna być oparta również na innych źródłach.
Sama identyfikacja klientów oraz beneficjentów rzeczywistych może być prowadzona nie tylko w oparciu o dokumenty identyfikujące osoby, wyciągi z rejestrów czy innych wiarygodnych źródeł (tak jak dotychczas), ale również za pomocą usług zaufania, uregulowanych w rozporządzeniu eIDAS – to rozporządzenie, które dotyczy np. kwalifikowanych podpisów elektronicznych – pisałem o nim tutaj.
Konieczność stosowania podwyższonych środków bezpieczeństwa finansowego
Nowe przepisy rozszerzają katalog zdarzeń, w związku z którymi konieczne jest stosowanie podwyższonych środków bezpieczeństwa finansowego. W ustawie wskazano dwie nowe sytuacje, które powinny być automatycznie uznane za łączące się z wyższym ryzykiem prania pieniędzy. Są to:
Stosunki gospodarcze lub transakcje, które powiązane są z ropą naftową, bronią, metalami szlachetnymi, produktami tytoniowymi, artefaktami kulturowymi, kością słoniową, gatunkami chronionymi lub innymi przedmiotami o znaczeniu archeologicznym, historycznym, kulturowym i religijnym lub o szczególnej wartości naukowej;
Stosunki gospodarcze lub transakcje, które powiązane są z klientem będącym obywatelem państwa trzeciego (tzn. spoza UE) i ubiegającym się o prawo pobytu lub obywatelstwo w państwie członkowskim w zamian za transfery kapitałowe, nabycie nieruchomości lub obligacji skarbowych lub inwestycje w podmioty o charakterze korporacyjnym w danym państwie członkowskim.
Dodatkowo, instytucje obowiązane są zmuszone do podejmowania dodatkowych czynności wyjaśniających oraz zintensyfikowania stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w sytuacji gdy transakcje są:
skomplikowane,
opiewające na wysokie kwoty, które nie są uzasadnione okolicznościami przeprowadzenia transakcji, lub
przeprowadzane w nietypowy sposób, lub
wydające się nie mieć uzasadnienia prawnego lub gospodarczego.
Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego powinny obejmować co najmniej uzyskanie dodatkowych informacji o:
kliencie oraz beneficjencie rzeczywistym,
zamierzonym charakterze stosunków gospodarczych,
źródle majątku klienta oraz beneficjenta rzeczywistego i źródle pochodzenia wartości majątkowych pozostających w dyspozycji klienta oraz beneficjenta rzeczywistego w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji,
przyczynach i okolicznościach zamierzonych lub przeprowadzonych transakcji.
Dodatkowo w takich przypadkach konieczne jest uzyskanie zgody kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych. Niezbędne jest także zintensyfikowanie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego przez zwiększenie liczby oraz częstotliwości monitorowania stosunków gospodarczych oraz zwiększenie liczby transakcji typowanych do dalszej analizy.
Zgłaszanie beneficjentów rzeczywistych do CRBR i ich weryfikacja
Przed nowelizacją krąg podmiotów, który musiał zgłaszać beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych były spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne z wyłączeniem spółek publicznych. Dodatkowo, w związku z innymi zmianami przepisów, do tych podmiotów dołączy również prosta spółka akcyjna.
Nowe przepisy rozszerzają ten obowiązek również na:
trusty, których powiernicy (lub osoby zajmujące stanowiska równoważne) mają miejsce zamieszkania lub siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub nawiązują stosunki gospodarcze lub nabywają nieruchomość na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w imieniu lub na rzecz trustu;
spółki partnerskie;
europejskie zgrupowania interesów gospodarczych;
spółki europejskie;
spółdzielnie;
spółdzielnie europejskie;
stowarzyszenia podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego;
fundacje.
To duża zmiana - konieczność zgłoszenia wszystkich spółek partnerskich, fundacji, spółdzielni oraz stowarzyszeń rejestrowcy to spora rzecz. Mówimy tu zapewne o jakichś kilkudziesięciu tysiącach podmiotów. Przydałaby się w tym zakresie jakaś akcja uświadamiająca.
Rozszerzenie kręgu podmiotów zgłaszających podmioty do CRBR wchodzi w życie dnia 30 października 2021 r., natomiast obowiązek faktycznego dokonania zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego powinien być zrealizowany w okresie od 31 października 2021 r. do 31 stycznia 2022 r.
W przypadku podawania danych identyfikacyjnych beneficjenta rzeczywistego będącego osobą fizyczną do CRBR należy wskazać każde jego obywatelstwo.
Jeżeli chcesz poczytać więcej o zgłaszaniu beneficjentów rzeczywistych do CRBR, kliknij tutaj.
Ochrona sygnalistów (whistleblower)
Od początku obowiązywania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, instytucje obowiązane miały obowiązek stworzenia procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników (oraz inne podmioty wykonujące czynności na rzecz tychże podmiotów) naruszeń postanowień ustawy AML.
W tym roku, do omawianego aktu w życie wejdą przepisy, które mają zapewnić sygnalistom dodatkową ochronę przed groźbami, represjami lub innymi negatywnym skutkami faktycznymi i prawnymi w związku ze zgłaszaniem naruszeń. Innymi słowy, dana osoba wykonująca obowiązki ustawowe nie może doświadczać negatywnych konsekwencji w miejscu pracy, gróźb czy innego rodzaju represji.
Przykładowo, niezgodne z przepisami ustawy będzie zwolnienie pracownika lub przeniesienie go na niższe stanowisko w konsekwencji zgłoszenia przez niego naruszenia.
Co więcej, pracownicy doświadczający wyżej wskazanych trudności mają prawo zgłaszać je do GIIF, a procedura tych zgłoszeń zostanie w przyszłości dodatkowo uszczegółowiona rozporządzeniem ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Celem tej procedury jest optymalizacja dokonywania zgłoszeń oraz ochrona interesów pracowników. To zaś powinno zabezpieczyć instytucję obowiązaną przed zarzutem represjonowania sygnalistów.
Potrzebujesz dodatkowych informacji dotyczących obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu? Możesz śmiało się ze mną skontaktować, pisząc na kontakt@bytelaw.pl, albo korzystając z formularza kontaktowego tutaj.
